DEBRIEFING – Reflexão sobre ação

No intervalo de uns dos meus cursos, uma das participantes veio pedir minha opinião, explicando-me que lidera um grupo de mulheres, e que, quando acontece algum estresse por conta dos clientes, elas param e desabafam sobre aquela situação. Comentou que isso ajuda o grupo a expressar os seus sentimentos, tirando aquele “peso das costas”. São pequenos episódios como esse ou mesmo grande projetos, eventos, cursos – independente de qual deles seja – que podemos usar como FERRAMENTA para o melhor equilíbrio psicológico pessoal ou até com nossos familiares e conhecidos.

Eu observo que o caminho que muitos seguem é o de focar nos erros, com aquele sentimento de AUTOPUNIÇÃO, de FRACASSO.  E o resultado disso acaba sendo a desmotivação de um grupo (quando aplicado no coletivo); a falta de engajamento, e, principalmente, de ampliação das percepções e da consciência sobre o mundo. O “eu” cria um bloqueio mental e se torna impedido de evoluir positivamente.

Isso me inspirou a escrever sobre meu entendimento acerca de um tema que me inspira: o DEBRIEFING.

Um facilitador de bom desempenho utiliza muito o debriefing nas atividades propostas em seus cursos. E de que maneira funciona?

o debriefing é um instrumento de aprendizagem e melhoria contínua

O primeiro passo é ter em mente que existem componentes distintas em QUALQUER ATIVIDADE de aprendizagem experiencial.  A própria experiência real é um exemplo, pois esta depende da necessidade, das restrições de tempo e dos propósitos do evento de aprendizagem, podendo ser curta ou longa, estar incorporada a um treinamento maior ou ser aplicada sozinha em um evento para pequenos ou grandes grupos.

Eu tenho como premissa que devo sempre construir um paralelo do que promovo em minhas palestras e cursos com a realidade dos participantes, me preocupando com O QUE e COMO fazer diferente a fim de causar impactos positivos e significativos nos negócios de Empresas.

Porém há também o BRIEFING, que difere do DEBRIEFING por ser muito utilizado no alinhamento de expectativas. Em suma, é a reunião de informações necessárias para a execução de uma tarefa, focando nas estratégias. Por outro lado, o debriefing é um instrumento de aprendizagem e melhoria contínua que facilita a aprendizagem por meio da experiência, da interpretação do resultado.

O objetivo do debriefing é o de revisar e refletir no PÓS-AÇÃO, avaliando minuciosamente o que aconteceu, o que fizemos de bom, e o que podemos fazer de diferente na próxima vez para uma melhor performance. A partir da experiência, é possível melhorar a eficácia e o desempenho de funcionários, gestores e de equipes. Nesse sentido, a promoção da aprendizagem compartilhada, o reforço do espírito de equipe e o aprimoramento contínuo de pessoas e processos estão presentes.

ATENÇÃO NA APLICAÇÃO

É fundamental lembrarmos que o debriefing não é uma “caça às bruxas”, pois ele não busca repreender culpados, apontando erros e falhas. Mas também não visa identificar e elogiar “heróis”. O propósito mesmo é, acima de tudo, visar aprender com experiências extraindo lições, buscando a sustentação psicológica e a correção das nossas falhas e erros para que, nas ações futuras, tenhamos melhorias nas práticas e nos procedimentos.

Etapas do Debriefing	Alocação % do tempo
O que planejávamos fazer?	10% do tempo
O que ocorreu de fato?	15% do tempo
Por que ocorreu desta forma?	25% do tempo
O que faremos na próxima vez?	50% do tempo

 Como a reunião de debriefing tem como objetivo aprender com a experiência e consequentemente melhorar o planejamento e a execução das próximas ações, metade do tempo da reunião é alocado à quarta etapa: O que faremos na próxima vez?

Como conduzir uma Reunião de Debriefing:

1. O condutor deve assumir o papel de facilitador da reunião, estimulando o grupo a pensar, refletir, fazer perguntas, refletir sobre as perguntas, responder as perguntas que o facilitador ou o participante faz.
2. O sucesso de uma reunião depende da criação de confiança mútua entre os membros da equipe e de todos os participantes se sentirem confortáveis a falar livremente.
3. Detalhe: não existe hierarquia, apenas um grupo de profissionais objetivando melhorar seu desempenho e a buscar o aprimoramento contínuo.
4. O clima deve ser amigável, não hostil e não ameaçador, de franqueza, transparência e abertura, e todos precisam estar imbuídos do espírito de aprendizagem e de aprimoramento contínuo. Se não houver este clima, os participantes da reunião não irão dizer o que ocorreu e o que não ocorreu.
5. Em uma reunião de debriefing, os participantes devem se sentir à vontade para expressar livremente, com franqueza e honestidade, suas observações, comentários, opiniões e feedback. Cada participante deve estar consciente de que mais do que permitido, é necessário que cada um fale o que pensa e entenda que discordar ou pensar diferente não é desrespeito: é contribuição.

Ao abrir a reunião, o condutor deve lembrar ao grupo o objetivo e propósito de um debriefing e reforçar o seguinte:

• Todos estamos ali para aprender e melhorar cada vez mais o seu desempenho
• Falar do objetivo que é promover a aprendizagem compartilhada
• Sempre há o que aprimorar e a desenvolver; sempre há “forças” a sustentar e a melhorar ainda mais, e sempre há “fraquezas” e falhas a corrigir
• Lembrar também que o Debriefing é o nosso melhor instrumento para replicar os nossos sucessos e evitar nas próximas vezes os erros cometidos.
• Lembrar que a reunião é de aprendizagem e não de controle, nem de avaliação de desempenho, portanto não se deve julgar ninguém por seus acertos ou erros. Nenhum membro será penalizado por falhas ou erros relatados, sejam os próprios ou de terceiros.
• A reunião é para aprender com o que ocorreu, e para planejarmos como iremos melhorar nosso planejamento, preparação e execução das nossas próximas ações.
• Ressaltar que a aprendizagem é sempre construída a partir da partilha e somatória de observações, “insights”, ideias, perguntas e respostas de cada um do grupo.

Um treinamento, evento ou projeto, mesmo se for a melhor das experiências, terá resultados limitados se não possuir um debriefing sólido, porque os participantes não estarão tão capacitados a conectar as lições aprendidas com suas experiências reais no ambiente profissional.

Capriche no Debriefing!

 

Tags:debriefing, feedback, reuniões, treinamento